מעלים את רשימת המוזמנים, ו־VEYA אוספת את התשובות ועוזרת להושיב את מי שמגיע. היא גם מראה מה כל שינוי ברשימה עושה לחשבון של האירוע.
אנשים מאשרים, לא עונים, נזכרים ברגע האחרון, ולפעמים מאשרים ולא מגיעים. הרשימה זזה כל יום, עד היום של האירוע.
ב־VEYA רואים כל תזוזה כזו ברגע שהיא קורה, וגם כמה היא עולה. ככה המספר הסופי לא מפתיע אף אחד.
הרשימה בוואטסאפ, בפתקים או באקסל של אמא?
מדביקים אותה כמו שהיא, או מעלים את הקובץ, ו־VEYA מזהה שמות, טלפונים וכמויות ומסדרת הכול ברשימה אחת.
שמות, טלפונים וכמה אנשים בכל שורה. בלי להקליד אף אחד מחדש.
ומשם היא ממשיכה איתכם עד סוף האירוע.
אישורי הגעה · מעקבים · הושבה · מתנות · דוח
עד היום הזה אוספים את כל התשובות, ואחריו המספר סופי.
VEYA סופרת כמה זמן נשאר, ובונה ממנו לאחור את
מסלול אישורי ההגעה. יש זמן? מסלול מלא. אין? הוא נדחס, בלי לוותר על אף שלב.
לא הצלחנו לחשב את לוח הזמנים כרגע. אפשר לנסות שוב בעוד רגע.
המטרה: להגיע לרגע שבו אתם יודעים כמה באמת מגיעים.
בלי לרדוף אחרי אף אחד בוואטסאפ.
כל תשובה נרשמת על המוזמן עצמו, וממשיכה משם לבד: להושבה ולחשבון של האירוע. ככה מתקרבים למספר שאפשר לסגור עליו מול האולם.
הרשימה זזה כל יום. אצלכם יש תמונה אחת, עדכנית.
הכול נמצא שם: ההזמנה, הפרטים, איך מגיעים ואיפה מאשרים הגעה.
פחות הודעות של "איפה זה בדיוק?"
ושל "רגע, איך מאשרים?"
המוזמנים יודעים מה לעשות, ואתם לא צריכים להיות מוקד שירות.
VEYA ממשיכה איתו: תזכורות, ואחריהן שיחות טלפון מבני אדם, עד היום האחרון לאישורי הגעה. אתם לא צריכים להרים טלפון לאף אחד. כך עובד המעקב אחרי מי שלא אישר.
המסלול מתקדם בסדר קבוע:
בקשת אישור ← תזכורת ← סבב שיחות ← תזכורת ← סבב שיחות ← תזכורת ← סבב שיחות אחרון.
בכל סבב שיחות, טלפנים מתקשרים אישית למי שעדיין לא ענה. כשנשאר פחות זמן עד היום האחרון לאישורי הגעה, המסלול מתקצר.
מי שכבר אישר, או אמר שלא מגיע, יורד מהתהליך.
לא ענה? ביקש שתחזרו אליו? המספר לא נכון?
הכול נשאר על אותו מוזמן, כדי שתמיד תדעו מה המצב.
מספר לא נכון לא ממשיך להתחזות לתקין.
אתם מקבלים סימון לתקן אותו, וממשיכים.
מה שנשאר לכם זה להסתכל מי עוד חסר.
כמה מוזמנים, כמה אישרו, מי עדיין לא ענה וכמה זמן נשאר עד שסוגרים את הרשימה. הכול כבר במסך הראשון.
בלי לחפור בטבלאות.
בתור בסופר, בהפסקה בעבודה או בדרך לפגישה באולם.
בלי להוריד אפליקציה.
VEYA נפתחת מהאייפון כמו אפליקציה, בלי לחפש בדפדפן.
בהתחלה זו רק רשימה.
חלק ענו, חלק מתלבטים, וחלק עוד לא חזרו.
ככל שהתשובות נכנסות, רואים מי באמת יבוא.
ופתאום כבר אפשר לדמיין את האולם.
אז כשכבר יודעים מי מגיע,
אפשר להתחיל לסדר שולחנות.
מעלים את הסקיצה שקיבלתם מהאולם, גם אם זה סתם צילום מהטלפון. VEYA מנתחת אותה, מזהה את השולחנות והמבנה והופכת אותה למפת אולם שאפשר באמת לעבוד איתה.
מעלים
צילום / קובץ מהאולם.
VEYA מנתחת
השולחנות והמבנה מזוהים מתוך הסקיצה.
מקבלים מפה חיה
בוחרים שולחן, רואים מי יושב איפה ומזיזים.
מושיבים
הקבוצות, ההערות והבקשות שכבר נמצאות אצלכם עוזרות לבנות את ההושבה.
המוזמנים כבר אצלכם. עכשיו גם האולם.
נשאר רק להושיב.
מוזמנים יכולים להעניק מתנה באשראי ישר מהקישור האישי שלהם, בלי עמלה לבעלי האירוע.
כל הערב אנשים הביאו מעטפות. עכשיו הן על השולחן, ובכל אחת יש שם. עם VEYA פותחים את ספירת המעטפות, בוחרים ממי כל מעטפה ומזינים כמה יש בה. היא משויכת מיד למוזמן ברשימה, לוחצים שמירה, והמעטפה הבאה כבר מחכה.
בסוף יש לכם דוח מסודר שאפשר לחזור אליו.
כל המתנות מסודרות מול רשימת המוזמנים. רואים ממי הגיעה כל מתנה, ואפשר לחזור לדוח מתי שרוצים. וכל סכום שנספר נכנס ישר למאזן של האירוע.
כמה עלה האירוע, כמה עלה לכם כל מוזמן, כמה נכנס במתנות, ובסוף כמה באמת הרווחתם או הפסדתם. בלי מחשבון ובלי לחבר ביד.
הדוח והמידע שאספתם נשארים גם אחרי האירוע.
בפעם הבאה שתזמינו את אותם אנשים, כבר יש לכם את כל מה שצריך: מי הגיע, עם מי, איפה ישב ומה כדאי לזכור עליו.
כך רשימת המוזמנים של VEYA הופכת עם הזמן לרשימה שמכירה את האנשים שלכם, ונשארת איתכם גם לאירוע הבא.
הרשימה שהבאתם, האישורים שאספתם, ההושבה, ההוצאות והמתנות: הכול נגמר באותו מקום, בדוח של האירוע.
כאן הרשימה מתחילה לקבל סדר: צד, קבוצה, כמות וסטטוס לכל מוזמן.
לכל שלב יש הודעה משלו, ורואים בדיוק מה יוצא ולמי, עוד לפני השליחה.
התשובות הופכות למספרים: מי אישר, מי עוד לא ענה, ומה הסבב הבא.
פתאום רואים את כל התמונה: כמה אישרו, כמה חסרים וכמה זמן נשאר.
האולם מצד אחד, המוזמנים מהצד השני. גוררים מוזמן לשולחן, וזהו.
כמה עלה האירוע, כמה נכנס במתנות, ובסוף כמה באמת הרווחתם או הפסדתם.
כאן מתחבר כל מה שעשיתם בדרך: שורה לכל מוזמן: אם אישר, כמה הגיעו ומה נתן. להורדה לאקסל או להדפסה.
וכל זה מתחיל ברשימת המוזמנים שלכם.
מתחילים מהרשימה שלכם הרשמה, פתיחת אירוע, ומשם מייבאים או מדביקים את הרשימה.זה היה אחד מהרגעים שבהם מסתכלים על רשימת המוזמנים וחושבים: איך הגענו למצב שיש לנו כל כך הרבה גרסאות של אותו אירוע?
אחד אומר שהוא מגיע עם שלושה.
אחר ביקש לשבת ליד המשפחה.
מישהו שהיה "אולי" הפך ל"מגיע", ובדיוק השולחן שלו כבר היה מלא.
פותחים את רשימת המוזמנים, אחר כך את ההושבה, ואז מנסים להבין אם המספרים בכלל מסתדרים עם מה שסגרנו מול האולם.
ופתאום הדבר הכי פשוט, לדעת כמה אנשים מגיעים, הופך לחיבור של כמה רשימות, מספרים והערות.
ושם נפל לנו האסימון:
למה כל הדברים האלה לא מחוברים מלכתחילה?
אם מישהו מאשר, זה צריך להשפיע על ההושבה.
אם ההושבה משתנה, צריך לראות את התמונה האמיתית של השולחנות.
ואם מספר המגיעים משתנה, גם מאזן האירוע צריך להשתנות בהתאם.
מקומות לשמור בהם רשימת מוזמנים יש מספיק.
אנחנו רצינו מקום שבו הרשימה היא מה שמחבר את כל האירוע.
מכאן נולדה VEYA.
ואז הבנו שאם רשימת המוזמנים היא באמת הבסיס של האירוע, היא צריכה להמשיך הרבה מעבר לאישור ההגעה.
כמה מקומות יש בכל שולחן זה החלק הקל. השאלה היא מי צריך לשבת עם מי.
בקשות של מוזמנים, משפחות שרוצות להיות יחד, אנשים שעדיף להרחיק מהרמקולים, קבוצות שצריך לשמור יחד. כל אלה הם חלק מתכנון ההושבה.
כשמספר המגיעים משתנה, גם התמונה של האירוע משתנה.
בלי לפתוח עוד טבלה ולחשב הכול מחדש בכל פעם שמישהו משנה תשובה.
הנתונים של המוזמנים ואישורי ההגעה ממשיכים איתכם גם למספרים שמאחורי האירוע, כך שאפשר להבין איפה האירוע עומד בלי לחבר בין כמה מקומות שונים.
הנתונים נשארים אצלכם גם אחרי האירוע.
רשימת המוזמנים, הנתונים והדוח נשארים מסודרים, כך שאפשר לחזור אליהם גם בהמשך, והאירוע הבא לא מתחיל מאפס.
בשביל זה בנינו את VEYA:
כדי לחבר את הדברים שבאמת משפיעים זה על זה באירוע.
הכול מחובר לאותו אירוע, עם אותם נתונים.
את כל מה שקורה סביב המוזמנים: הרשימה, אישורי ההגעה, ההושבה ומאזן האירוע. כל תשובה של מוזמן ממשיכה לבד לשלב הבא.
לא. VEYA בנויה למספר סוגי אירועים, כולל חתונות, חינות, בר מצווה, בת מצווה, ברית, בריתה ואירועים עסקיים. השפה, הקבוצות ותבנית ההוצאות מותאמות לסוג שבחרתם.
בטח. מייבאים את הרשימה מהאקסל וממשיכים משם. מהרגע שהיא בפנים, כל תשובה וכל שולחן נרשמים עליה.
הם נשארים ברשימת המעקב וממשיכים לקבל תזכורות ושיחות עד היום האחרון לאישורי הגעה, כך שתמיד רואים מי עוד חסר.
אפשר לפתוח מחזור חדש לאירוע. תשובות ההגעה מהמועד הקודם נשמרות בארכיון ולא נמחקות, והרשימה חוזרת להיות פתוחה לאישורים מחדש מול התאריך החדש.
אפשר לצרף לאירוע עוד אנשים, כמו בני זוג, משפחה או מפיק, כך שכולם עובדים על אותה רשימה.
השאירו שם וטלפון, ונחזור אליכם. נעבור יחד על האירוע שלכם ונראה איפה VEYA עוזרת: במוזמנים, באישורי ההגעה או בסידור ההושבה.
קיבלנו.
הפרטים אצלנו. נחזור אליכם בהקדם.
מתחילים מהרשימה, ומגיעים לאירוע כשאתם יודעים מי בא, איפה הוא יושב וכמה זה עולה.
פותחים אירוע
